El nivel de stock es un punto fundamental para cualquier empresa dedicada a la distribución. Un stock insuficiente dará lugar a una rotura de stock y por tanto a no poder atender a los clientes con grave riesgo de poder perderlos. Una acumulación de bienes muy grande en el almacén dará lugar a tener un capital inmovilizado a la espera de ser vendido, a la par que provocará costes operativos de almacenaje y financieros, y hará que tengamos finalmente que dar salida ese exceso de bienes a través de rebajas.

En los años 70, el porcentaje medio de ventas de rebajas sobre las ventas totales era de un 10%, en los 80 subió hasta un 15% y en los 90 escaló hasta un 25%. Esto nos da una idea de la magnitud del problema del sobrestock y del gran impacto sobre la cuenta de resultados que representa.

En el caso del e-commerce, una forma radical de reducir a cero el nivel de stock (o al menos en una parte del inventario) es aplicar una política de «drop shipping«, donde cuando un cliente hace un pedido éste se envía directamente al mayorista, que es el que se encarga de realizar el envío en nombre tuya. Esta forma de venta te permite poder vender sin disponer de stock pero obviamente, disminuye considerablemente el margen de la operación.

En caso de la venta física, otra forma de tener el stock a mínimos son las políticas de «just in time» que se aplican tan frecuentemente en la industria de la automoción, pero que podemos encontrar en la actualidad incluso en la industria agroalimentaria. En estos casos únicamente cuando el cliente hace el pedido es cuando se lanza la orden de producción a fábrica. De esa forma el stock es únicamente transitorio pues cada pedido tiene un nombre y apellidos asignados cuando sale de la factoría.

No obstante, en la mayoría de los casos, es harto difícil aplicar una política distinta de la tradicional de mantener un stock en almacén y/o en la estantería a la espera de ser vendido al cliente. Es ahí donde el tener un stock adecuado es una labor casi tan importante como la venta pues una mejora sobre éste tiene un impacto directo sobre la cuenta de resultados.

Aplicar políticas para aumentar la venta (contratar a un nuevo vendedor, publicidad, ofertas, …) tiene un coste y por tanto, aún consiguiendo un fruto, sólo una parte del incremento conseguido acaba en la cuenta de resultados de la empresa. Sin embargo una reducción de stock, si está bien realizada, no tiene coste para la empresa y su beneficio sí que impacta al 100% en la cuenta de resultados.

El objetivo de cualquier negocio de distribución debe ser mantener un flujo constante entre sus compras y ventas. Pero ¿como lograrlo?

Lo primero, aunque parezca una obviedad, es pensar en el cliente y comprar de acuerdo a sus gustos. Esto implica el responder a la pregunta ¿qué tipo de cliente entra en mi establecimiento? El responder esto no sólo te dará la política de compras que tienes que seguir, sino que también te condicionará la imagen del establecimiento, la política de comunicación, la política de precios, …

Además, la respuesta también implica cuestionarse si se debe o no «tener un poco de todo». Evidentemente, se ha de procurar tener una oferta variada y surtido, pero de ahí a «tener un poco de todo» hay un abismo pues lo primero implica el realizar una política de compras planificada e inteligente y lo segundo hace que nos abastezcamos de forma impulsiva.

Piensa que trabajando con un margen de un 25%, el compensar una merma de 1.000€ hace que tengamos que vender 4.000€ más en artículos. Así pues el conocer a tu cliente y sus gustos es fundamental para poder comprar de forma adecuada.

Una vez identificados esos gustos, lo segundo es hacer una previsión adecuada de la demanda en base fundamentalmente a dos factores: la tendencia que presente y la estacionalidad.

Obviamente cada producto presenta en mayor o menor grado una tendencia estacional donde las ventas aumentan en determinadas épocas del año y disminuyen (o incluso pasan a ser cero) en otras. Pero por otro lado debo tener en cuenta qué tendencia está presentando el producto. Es decir, se que las ventas de turrón (por poner un producto fuertemente estacional) se van a concentrar en Navidad, pero si además descubro que cada año estoy disminuyendo un 3% en ese producto ya tengo las bases para saber de forma objetiva cuándo tengo que comprar y el número de unidades.

Sobre ese dato analítico, puedo aplicar una corrección de acuerdo a la intuición y a cómo veo la campaña o la temporada. Eso no significa que al final las compras vuelvan a ser algo subjetivo, sino que al menos ya dispongo de un dato objetivo con el que poder trabajar y poder tomar la decisión final.

Se que mantener unos niveles óptimos de stock cuando se trabaja con 10.000 referencias no es simple y aquí es donde entran en juego las distintas formas de trabajar los pedidos. Puedo hacer un análisis de la rotación para decidir qué artículos son más críticos a la hora de las compras y los que no lo son tanto, o puedo tener herramientas más manuales como ver el listado de artículos comprados en los últimos 3 meses y usar Pareto para centrarme únicamente en el 20% más vendido.

Con esto consigo reducir el número de artículos a los cuales tengo que prestar atención a la hora de hacer el pedido y reducir esos 10.000 a finalmente unos 300-400, pero finalmente tengo que intentar predecir cuánto necesitaré de la forma más fiable para no equivocarme mucho.

Imagen | Mark Hunter